Las resoluciones son acuerdos que permiten realizar acciones para solventar un conflicto o seguir pautas. Se aprueban con un cierto número o porcentaje de votos de los directores o accionistas de la empresa.

Una empresa es una entidad legal en la que no se puede tomar una decisión de la misma manera que lo hace un comerciante independiente. Un comerciante puede tomar una decisión unánime, a diferencia de una empresa que tiene una cantidad de accionistas que tendrán voz y voto. Por lo tanto, al tomar una decisión, es posible que no todos estén de acuerdo.

Para evitar retrasos y facilitar que los accionistas de la empresa tomen una decisión, es necesario el uso de resoluciones. Este sistema permite que los directores y los accionistas puedan ponerse de acuerdo en muchos temas.

Esto dependerá de la naturaleza de la decisión, por supuesto. Las decisiones con más peso tendrán un mayor impacto en la empresa. Estás pueden necesitar más del 75% de acuerdo de los directores y accionistas antes de seguir adelante. Sin embargo algo de menor importancia puede aprobarse con solo el 51% de los votos.

¿Cómo se utiliza una resolución?

Las resoluciones se presentan en las reuniones generales. Esto puede significar que no todos los miembros estarán presentes porque la reunión solo involucra a un cierto grupo de ellos. Si algunos miembros no pueden estar presentes, tendrán derecho a votar con anticipación para que la decisión se tome en la reunión.

Lo que suele ocurrir es que la decisión se tomará a mano alzada y se contará con los votos recibidos con anticipación. Alternativamente, los miembros pueden solicitar una votación para asegurarse de que se cuenten las cifras correctas, si los estatutos lo permiten. Los votos por poder también se contarán de ser posible.

Se contarán los votos, y si el número de votantes es superior al número o porcentaje acordado, se aprobará la propuesta.

Tipos de resoluciones

Existen diferentes tipos de resoluciones, y estas dependen de las decisiones que se pretendan tomar. Existen resoluciones ordinarias (aprobadas por mayoría simple) y especiales (aprobadas por más del 75%). También  se encuentra la resolución de consejero, la cual se utiliza durante las reuniones del consejo (aprobada por mayoría simple).

Una resolución que proviene del director de la compañía no necesita presentarse en Companies House. Esto se hace solo cuando se trate de un cambio sustancial que podría afectar a la empresa.

Los miembros suelen utilizar las resoluciones ordinarias y especiales durante las reuniones de rutina. Cuando se necesita una mayoría simple del 51% para que una moción siga adelante, se utiliza una resolución simple. Una resolución especial necesitaría un porcentaje más alto antes de aprobar el proyecto de ley.  Por ejemplo, el 75% de los votos.

Resoluciones escritas

Las resoluciones escritas se utilizan cuando no es probable que haya ningún desacuerdo sobre un cambio. A veces, no siempre es posible convocar una reunión general para aprobar una resolución cuando solo hay unos pocos miembros disponibles para asistir. En estos casos se utiliza una resolución escrita.

¿Qué pasa cuando es necesario abordar un problema urgente y no pueden estar presentes suficientes accionistas con derecho a voto?. En este caso los miembros pueden responder mediante una resolución por escrito.

Esto puede ofrecer una solución práctica para muchas empresas donde los accionistas elegibles para votar viven en diferentes países.  No es práctico viajar a una ubicación central para una reunión sobre un tema menor. Sin embargo, una resolución escrita no es útil cuando una empresa necesita discutir y finalizar un tema en disputa, o algo que necesita mucho debate antes de llegar a un acuerdo.

Problemas con las presentaciones en Companies House

Dependiendo de la gravedad de la resolución, algunas deberán presentarse en la Cámara de Empresas para que entren en vigencia. Para hacer esto, se debe enviar la resolución dentro de las dos semanas posteriores a su aprobación. Es importante asegurarse de que sea en el momento adecuado. Un ejemplo de algo que debe presentarse ante Companies House con relativa rapidez sería una resolución para cambiar el nombre de la empresa. Hacer que se enmiende el acta de constitución es un cambio que también debe presentarse.

Las resoluciones de menor impacto, como una transferencia de acciones, por ejemplo, solo deben presentarse en Companies House al entregar sus declaraciones anuales. Las copias de todas las resoluciones se mantendrán registradas en los libros de la compañía y con disponibilidad para su inspección. Los originales se entregan en Companies House.

Resoluciones problemáticas

Cuando surge un problema que queda fuera de la descripción de la resolución estándar y requiere un enfoque adicional, se puede usar una resolución especial. Esto puede requerir la aprobación unánime de todos los miembros elegibles para votar sobre el tema. La resolución será presentada ante Companies House dentro de los 21 días posteriores a su aprobación.

Las resoluciones especiales se utilizan generalmente cuando los directores quieren eliminar la necesidad de mostrar cuentas anuales a sus accionistas. Esto antes de presentarlas a la Cámara de Sociedades. También se utilizan resoluciones especiales para prescindir de la necesidad de nombrar auditores cada año. Solía ​​haber otra categoría de resolución utilizada anteriormente en estas circunstancias, llamadas resoluciones electivas. Estas fueron requeridas en algunas circunstancias por la Ley de 1985. Sin embargo ahora han sido abolidas, aunque los artículos de una empresa todavía pueden referirse a ellas.

Algunas consideraciones

Para acordar una resolución es necesario considerar qué tema pretenden aprobar. También hay que establecer el nivel de mayoría necesario para que la resolución se apruebe. Sobre todo si se trata de una resolución que tendrá un gran impacto en la empresa. Los directores querrán que una mayoría mayor de votantes elegibles voten a favor de la resolución para que se apruebe, digamos 75%. Para algo de menor impacto el porcentaje podría ser de 51%.

Los directores también deberán determinar si se necesita una reunión o si una resolución por escrito será suficiente. Si hay un gran número de accionistas o miembros que tendrían dificultades para asistir a una reunión, entonces es la solución más práctica.

Con todas estas consideraciones y aprobada resolución, se deben completar las presentaciones correspondientes a Companies House. Además será necesario colocar copias de la resolución en los libros de la compañía y actualizar el registro para reflejar el cambio.