Los secretarios en una empresa tienen un papel muy importante dentro de la organización. Son los responsables de asegurar el cumplimiento de todas las prácticas financieras y legales obligatorias. Además de ayudar a mantener un alto nivel de gobierno corporativo. Un secretario debe tener conocimientos actualizados de todas las leyes vigentes que pueden afectar su trabajo.

El secretario actúa como el principal punto de comunicación dentro de una empresa entre los accionistas y el consejo de administración. Por lo general, es la persona que informa y comunica los procedimientos de la empresa. Los secretarios también actúan como enlace de comunicación entre el consejo de administración y la dirección ejecutiva.

Cuando se crea una sociedad de responsabilidad limitada pública, la ley exige la contratación de un secretario. Sin embargo, una sociedad limitada privada ya no necesita contratar a alguien para este puesto, aunque muchas de ellas lo hacen. Podemos encontrar secretarios (ya sea hombre o mujer) en todos los sectores, especialmente en el sector público y empresas sin fines de lucro.

Las personas en este cargo no siempre son llamadas “secretarios”. Algunas empresas prefieren utilizar títulos como «jefe de servicios democráticos» o «jefe de gobierno» como alternativa. Se cree que estos títulos de trabajo reflejan mejor el papel que desempeñan dentro de la compañía.

¿Cuáles son las responsabilidades de los secretarios en una empresa?

Principalmente, los secretarios de la empresa trabajarán en estrecha colaboración con el consejo de administración y reportarán directamente al presidente. Esto significa que pueden ofrecer orientación y asesoramiento sobre gobernanza y cumplimiento de la ley dentro de la gestión central de la empresa.

Dependiendo del tipo y tamaño de la empresa, un secretario puede cubrir una amplia gama de funciones. Algunas de las tareas más comunes que se cubren dentro de este rol son:

• Preparar papeles, informes y agendas para las reuniones de la junta, reuniones generales anuales (AGM), reuniones de los comités, etc.
• Enviar los formularios, trámites y declaraciones anuales requeridas por Companies House.
• Asegurarse de que las políticas de la empresa se mantengan actualizadas y remitir los cambios necesarios al comité correspondiente para su aprobación.
• Actualización de registros societarios y libros estatutarios.
• Manejar la correspondencia de la empresa, redactar informes y recopilar información.  Asegurarse de que se entreguen a los accionistas de la empresa las nuevas directrices y los cambios de políticas.
• Asesorar a los miembros sobre asuntos legales y gobernanza durante las reuniones cuando sea necesario.
• Mantenerse al tanto de los cambios en la legislación o las nuevas reglas que afectarán a la empresa. Además garantizar que la compañía tome medidas para responder y cumplir de manera oportuna.
• Ser el enlace principal para organismos externos, como auditores y abogados.

Otras responsabilidades

Nuevamente, dependiendo del tamaño de la empresa, los secretarios pueden encontrar que la mayor parte de su tiempo se dedicará al enlace entre los miembros de la junta y los accionistas, así como a las responsabilidades de cumplimiento.

También se necesitará más tiempo para garantizar que se paguen los dividendos y se administren los esquemas de opciones sobre acciones. Por lo tanto los secretarios también pueden participar en las emisiones de acciones, adquisiciones y fusiones.

Dentro de las empresas más pequeñas, el rol puede ser mucho más variado, por lo que puede esperar que algunos secretarios también sean responsables de:

• Supervisión de la cobertura del seguro para locales comerciales, equipos y empleados.
• Supervisar la administración del plan de pensiones de la empresa.
• Negociación y firma de contratos con clientes y proveedores.
• Gestionar todas las relaciones públicas.
• Supervisar los requisitos de espacio de propiedad y oficinas.
• Lidiar con la administración de personal.
• Gestión financiera y salarios.

El puesto de secretario generalmente se ejerce desde la oficina, y en el horario habitual. Sin embargo, también necesita cierta flexibilidad para poder trabajar más horas cuando sea necesario.

Si está formando una empresa muy pequeña, es posible que no necesite tener secretarios  a tiempo completo. Puede contratar uno a tiempo parcial o que se desempeñe como autónomo. Esta no es una práctica inusual entre algunos profesionales, como un contador público o un abogado. Los secretarios colegiados están calificados a través de ICSA (Instituto de secretarios y administradores colegiados) y pueden ofrecer los mismos servicios que se encuentran en empresas más grandes.

¿Necesito un secretario en mi sociedad de responsabilidad limitada privada?

Como sociedad de responsabilidad limitada privada, la respuesta simple es: no, no lo necesita. Desde abril de 2008, la Ley de Sociedades de 2006 ya no exige la contratación de secretarios.. A menos que exista un requisito escrito en sus estatutos que indique que debe designar uno, muchas sociedades limitadas se las arreglan sin contratar alguien para este puesto.

Incluso cuando sus estatutos establecen que debe tener un secretario, a los directores de la empresa les puede resultar bastante fácil modificar la disposición. No obstante, muchas pequeñas empresas privadas aún emplean a un secretario.

Contar con uno o más secretarios dedicados a ocuparse de estos asuntos será mucho más fácil de manejar para muchas sociedades limitadas privadas. Puede funcionar mejor que dividir todas las tareas y dárselas a la junta directiva para que las haga frente a sus obligaciones existentes.

Si no está seguro de si su empresa necesita tener o no un secretario y le gustaría recibir orientación experta al respecto, entonces ¿por qué no llamar a uno de nuestros profesionales en Your Company Formations hoy mismo? Estaremos felices de asesorarlo.